Pour accroître leurs activités professionnelles, certains entrepreneurs choisissent parfois de déménager dans de nouveaux locaux. Cependant, intégrer un nouveau local a toujours été source de stress pour la plupart des entreprises qui s’y aventurent. Pourtant, il suffit de mettre en pratique quelques astuces pour y parvenir. Voici un guide pratique qui vous présente les étapes essentielles d’un déménagement réussi.
Cibler le nouvel emplacement de son entreprise
Pour organiser le déménagement d’une entreprise, la première étape consiste à trouver son nouvel emplacement. Lors de l’annonce du changement de local à vos collaborateurs, il serait beaucoup plus intéressant de leur communiquer la nouvelle adresse au même moment. C’est la meilleure manière de leur demander de s’y préparer en conséquence.
Pour trouver vos futurs locaux, il est important de considérer un certain nombre de paramètres. Ainsi, la taille des locaux, le nombre de bureaux, la localisation et le budget représentent les principaux facteurs à prendre en compte. Une fois le local repéré, il est conseillé de solliciter les services d’une agence experte en aménagement pour mieux agencer vos bureaux. Sur nosagenceurs.fr, vous trouverez certainement le professionnel qu’il vous faut. En fonction de votre projet, cet acteur s’engage à vous dénicher le meilleur prestataire spécialisé dans ce domaine.
Choisir la date idéale pour le déménagement
Pour réussir le déménagement d’une entreprise, il est primordial de se fixer une date. Cette approche permet surtout de déterminer les activités les plus urgentes à réaliser avant le jour J. À cet effet, il est beaucoup plus conseillé de prévoir votre déménagement sur un week-end. Ainsi, vos activités ne seront pas impactées par un tel changement.
Toutefois, il est possible de le mettre en semaine, surtout lorsque vous avez une grande entreprise. Pour ce faire, pensez à mettre en place une semaine de télétravail pour vos salariés afin de ne pas ralentir la production. Avant la date butoir, rapprochez-vous de la mairie pour savoir s’il y a un quelconque évènement susceptible de bloquer la circulation.
Penser à informer les collaborateurs sur le déménagement
Pour garantir la continuité du service durant cette période, il est impératif de communiquer les raisons de votre déménagement à l’ensemble de vos collaborateurs. Il est fortement déconseillé de les prendre au dépourvu. Cela risquerait d’impacter négativement l’atmosphère qui règne dans votre entreprise.
En réalité, le déménagement d’une entreprise peut même susciter des conflits entre certains employés. C’est pourquoi il est important de les avertir le plus tôt afin qu’ils s’y préparent, autant que faire se peut. Vous pouvez également les intégrer dans votre processus de déménagement. Il faudra donc prendre le temps de les écouter afin de recueillir leurs avis sur le sujet.
Néanmoins, vous n’avez pas besoin de l’avis de votre salarié lorsque le futur local se trouve dans la même zone géographique. Il en est de même lorsque le contrat de travail comporte une clause de mobilité. Dans ces cas, il s’expose à un licenciement pour motif personnel lorsqu’il s’oppose au déménagement. En revanche, si le contrat ne fait allusion à aucune clause de mobilité, le salarié n’est pas obligé de vous suivre sur le nouveau lieu de travail.
Respecter le délai de préavis et communiquer la nouvelle adresse de l’entreprise
Avant de quitter les lieux, prenez la peine d’avertir votre bailleur. Cela se fait généralement par le biais d’une lettre recommandée avec accusé de réception. En principe, la durée du préavis pour un bail commercial est de 6 mois. Il s’avère indispensable de respecter ce délai afin de ne pas tomber sous le coup de la loi.
Par ailleurs, il ne faut pas que le déménagement de votre entreprise soit à l’origine d’une baisse de productivité. C’est pourquoi vous devez communiquer votre nouvelle adresse aux personnes qui contribuent activement à la bonne marche des activités. Il s’agit notamment des :
- clients,
- prestataires,
- partenaires,
- prospects, etc.
Pensez également à informer la sécurité sociale, les opérateurs téléphoniques et La Poste sur votre nouvelle position.
Par ailleurs, n’oubliez pas de mettre à jour vos cartes de visite, vos brochures, ainsi que les documents officiels de l’entreprise. N’hésitez pas non plus à changer l’adresse qui était sur votre site web ou toutes autres pages de l’entreprise.
