Quelles sont les étapes du processus achat en entreprise ?

Un processus d’achat est un ensemble d’opérations qui aide l’entreprise à être propriétaire des biens et services nécessaires à ses activités. Sa gestion représente une tâche importante pour optimiser la rentabilité et augmenter la productivité de l’entreprise. Découvrez dans cet article ces différentes étapes.

Identifiez les besoins

Face à une problématique liée à l’achat d’un produit ou un service, le processus achat exige en un premier temps une identification des besoins. En interne par exemple, une entreprise peut avoir besoin de nouveaux équipements pour lancer un nouveau produit. Elle peut également chercher à changer une machine qui est tombée en panne, ou simplement rechercher un meilleur rapport qualité/prix.

Ce besoin peut aussi apparaître de l’extérieur. En effet, un acheteur peut se faire l’idée d’un achat lors d’un salon en regardant une publicité ou en entendant un représentant lui parler d’un nouveau produit.

L’entreprise peut chercher à améliorer les produits existants, réduire les coûts d’acquisition en recherchant le meilleur rapport prix/qualité. Dans ce cas, l’identification des besoins passe par une politique de gain de performance. À cette étape du processus d’achat, le problème consiste à générer une exigence afin de trouver un fournisseur capable de résoudre le problème.

 Trouvez les meilleurs fournisseurs

Après avoir identifié les besoins de l’entreprise, la deuxième étape consiste à faire un sourcing pour choisir les meilleurs fournisseurs. Cela rend les achats plus simples et plus rapides. Celle-ci doit premièrement assembler les informations indispensables pour chaque fournisseur. Réaliser ensuite un catalogue détaillé pour comparer les fournisseurs. Enfin, elle doit vérifier les approbations pour s’assurer que les fournisseurs choisis sont adaptés aux besoins de l’entreprise.

Lancez un appel d’offres

Cette phase consiste à contacter vos fournisseurs potentiels. Pour cela, nommez une équipe pour garantir une bonne compréhension des exigences et thématiques. Certaines entreprises associent leurs principaux clients acheteurs au lancement de l’appel d’offres. Vous devez ensuite envoyer un document aux fournisseurs par e-mail ou par la poste. Celui-ci doit contenir :

  • L’ensemble des règles et dates régissant l’appel d’offres
  • Le cahier des charges à remplir
  • Les termes et conditions basés sur les besoins de votre client acheteur
  • Un questionnaire pour obtenir plus d’informations sur l’entreprise

Selon le type de produit ou le secteur d’activité, quelques annexes peuvent être additionnées.

Analysez et sélectionnez vos partenaires

Le partenaire le plus adapté doit être sélectionné sur la base de l’analyse de plusieurs critères : la qualité des produits livrés, le coût total proposé, la fabrication à la demande et le délai de livraison constant ainsi que la pérennité et la sécurité financière de l’entreprise.

Négociez le meilleur contrat

Une stratégie claire doit être élaborée au sein de l’entreprise pour faire la meilleure négociation possible. Pour ce fait, vous devez identifier tous les termes administratifs et techniques à négocier ainsi que vos objectifs selon leurs priorités. En plus, collectez des arguments adéquats pour gagner le consentement de votre futur partenaire. Générez les conditions les plus favorables au succès de votre relation d’affaires.

Concluez et signez le contrat

L’étape finale invite à une rédaction d’un contrat commercial ou un bon de commande entre l’entreprise et le fournisseur. Le document doit inclure l’ensemble des termes de l’accord conclu à l’étape précédente. Cela évite de découvrir ultérieurement les lacunes qui pourraient contraindre votre relation d’affaires.

N’oubliez pas les clauses de rupture du contrat, les conditions de service après-vente. La signature peut être faite après que les deux parties se sont mises d’accord sur le contenu.

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Mickaël Foza - Passionné par l'entreprenariat depuis 10 ans, j'ai décidé de créer ce blog pour apporter des conseils, astuces aux entrepreneurs.