La gestion des ressources humaines joue un rôle déterminant dans le fonctionnement et dans la productivité de toute entreprise. C’est la raison pour laquelle elle se doit d’être optimale. Pour ce faire, de nombreux outils sont mis à la disposition des responsables des ressources humaines.
Parmi ces instruments de gestion se trouve MyPeopleDoc qui est réputé pour ses nombreux avantages. Ces derniers expliquent d’ailleurs pourquoi il compte de plus en plus d’utilisateurs. Découvrez ici une présentation détaillée ainsi que les différents avantages de cet outil de gestion de ressources humaines !
Ce qu’il faut savoir sur MyPeopleDoc
MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique essentiellement destiné aux responsables des ressources humaines. Il a été créé à Paris au sein du campus de l’école de commerce HEC (Hautes études de commerce) en 2007. À l’origine, les concepteurs de ce coffre-fort avaient pour but la création d’une plateforme de gestion numérique centralisée de fichiers.
Au bout de deux ans, elle a connu un franc succès grâce à une forte demande qui émanait du domaine des ressources humaines. Cela a incité les développeurs à mettre en place une technologie basée sur le Cloud. Cette initiative permet ainsi de fournir aux utilisateurs un assistant numérique pour la réalisation des tâches de la gestion des ressources humaines. Par la suite, cet assistant favorisera :
- une réduction des coûts
- un gain en temps et en efficacité
- un service pratique et performant pour les employés
- une automatisation des processus de gestion des ressources humaines, etc.
C’est cette recette particulière qui permettra à MyPeopleDoc de lever 1,5 million d’euros auprès d’Alven Capital Partners et de Kernel Capital en 2012. Deux ans plus tard, c’est-à-dire en 2014, MyPeople étendra son outil de gestion des ressources humaines aux utilisateurs des quatre coins du monde. Avec son principal investisseur Accel Partners, la société lèvera 17,5 millions de dollars en Série B.
En 2015, MyPeopleDoc a manifesté sa grandeur en finançant l’étude « Employee File Management Survey ». Le but de cette dernière consiste à évaluer l’impact que la technologie a sur les ressources humaines. Cette étude a contribué à l’amélioration de la visibilité et au renforcement de la crédibilité de l’entreprise. Aujourd’hui, MyPeopleDoc compte parmi les meilleurs outils de gestion des ressources humaines au monde. Il reste désormais à comprendre tous les détails qui ont trait à son fonctionnement.
Comment fonctionne MyPeopleDoc ?
Le fonctionnement de MyPeopleDoc est basé sur un principe simple. Celui-ci consiste à proposer aux utilisateurs plusieurs solutions permettant de simplifier le travail des ressources humaines. Cela passe essentiellement par la centralisation de tous les documents afin de faciliter la tâche de la direction des ressources humaines (DRH). Outre la centralisation, MyPeopleDoc permet aussi la digitalisation ou la numérisation des tâches administratives de la DRH.
Ainsi, grâce à MyPeopleDoc, les responsables des ressources humaines peuvent désormais s’affranchir de placards remplis de fiches d’employés au profit de simples dossiers numériques en ligne. Cela aura pour effet de faciliter le tri et d’améliorer la gestion des employés, ce qui est en quelque sorte le principe de tous les logiciels SIRH.
Après son lancement en 2009, MyPeopleDoc a été racheté par Ultimate Software. Aujourd’hui, ce système s’impose comme la meilleure plateforme de gestion des ressources humaines au niveau mondial. Grâce aux solutions révolutionnaires qu’elle propose, cette plateforme est désormais utilisée par les plus grandes entreprises et regroupe ainsi un très grand nombre d’employés. Toutefois, pour donner accès à ses solutions, la plateforme se sert d’un certain nombre d’outils qu’il convient de maîtriser pour un usage optimal.
Quels sont les outils développés par MyPeopleDoc ?
Pour permettre aux utilisateurs de profiter de ses solutions, MyPeopleDoc a développé quatre principaux outils qui facilitent la gestion des salariés aux responsables des ressources humaines. Il s’agit notamment de :
- Case Management et Knowledge Portal
- HR Process automation
- Employee File Management et
- Advanced analytics.
Case Management & Knowledge Portal est un outil destiné aux employés. Il leur permet d’envoyer leurs différentes requêtes aux employeurs. Cela peut être une demande de congé, une demande de promotion ou tout simplement la transmission d’un rapport. L’élément sera alors transmis au manager instantanément. Ce dernier pourra ainsi y répondre rapidement et ce, en seulement quelques clics.
À travers Case Management & Knowledge Portal, MyPeopleDoc accélère le traitement des demandes des employés. L’utilisation de cet outil évite alors que les dossiers physiques ne finissent sur le bureau ou dans l’un des tiroirs du responsable des ressources humaines. Cela aura pour effet de booster la gestion RH au sein de l’entreprise.
– HR Process automation
L’outil HR Process Automation quant à lui permet une certaine analyse de la carrière des salariés. Cela passe entre autres par le suivi des mutations et des promotions. Grâce à cet outil, il est donc plus facile au responsable des RH de connaître le poste qu’occupe chaque employé ainsi que l’évolution de leur carrière depuis leur recrutement au sein de l’entreprise.
De ce fait, le rendu et la motivation de l’employé peuvent facilement être évalués pour définir son futur rôle au sein de la structure. De même, l’outil HR Process Automation est pratique pour calculer les primes des salariés et établir des documents tels que les fiches de paie et les attestations de travail.
– Employee File Management
S’agissant de l’outil Employee File Management, il sert à la gestion des archives. Cela concerne aussi bien les archives des dossiers des employés que celles des dossiers des collaborateurs. L’outil Employee File Management de MyPeopleDoc sert aussi à sauvegarder les bulletins de salaire électroniques. Cette option offre un haut niveau de sécurité, ce qui garantit la confidentialité de toutes les données et de tous les documents.
Ainsi, les entreprises ont désormais la possibilité de traiter et de classer leurs archives beaucoup plus facilement. De même, ils peuvent accéder aux archives les plus anciennes plus rapidement qu’avec des dossiers physiques. Grâce à MyPeopleDoc, les entreprises vont donc éviter les problèmes d’espace physique pour le stockage des archives.
– Advanced Analytics
L’outil Advanced analytics constitue un instrument d’analyse surtout réservé aux responsables des ressources humaines. Il leur donne la possibilité d’analyser la productivité des salariés et de vérifier que leurs différents objectifs sont atteints. De ce fait, les responsables des ressources humaines auront la possibilité d’améliorer la qualité de services de leurs sociétés et d’avoir de meilleures relations avec les différents clients, les collaborateurs et les autres partenaires.
À travers son outil Advanced analytics, MyPeopleDoc propose une solution de gestion des ressources humaines qui est pratique même pour les entreprises qui emploient un grand, voire un très grand nombre de salariés. Cela leur évite notamment de faire appel aux services d’un prestataire GRH extérieur ou d’agrandir leurs équipes de gestion des ressources humaines. C’est ainsi que cette solution apportée par Advanced analytics permet de pleinement profiter d’une partie des avantages de MyPeopleDoc.
Quels sont les principaux avantages de MyPeopleDoc ?
MyPeopleDoc est aujourd’hui utilisé par plusieurs entreprises dans le monde. Cet engouement est essentiellement dû à ses nombreux avantages dont voici quelques-uns.
– Le suivi permanent des salariés
Il se traduit essentiellement par un suivi simultané des performances d’un grand nombre d’employés. En réalité, grâce à MyPeopleDoc, les responsables RH vont pouvoir évaluer la qualité des services de l’entreprise et suivre ses performances globales. Cette analyse avancée des processus s’avérera aussi utile lors d’un recrutement interne. Les recruteurs pourront ainsi passer en revue les capacités, les compétences, le sérieux et la motivation de tous les employés pour trouver lequel remplit tous les critères pour occuper le poste vacant.
– L’automatisation des tâches de la gestion RH
Outre l’analyse avancée des données RH, MyPeopleDoc favorise aussi une automatisation des processus RH. Les responsables RH vont en effet s’affranchir de toutes les tâches répétitives du quotidien. Celles-ci se feront désormais de façon automatique, ce qui permet un gain de temps.
Aussi, la création des formulaires et de tous les documents nécessaires pour la gestion des ressources humaines va désormais se faire plus rapidement. Avec l’automatisation des tâches de la gestion RH, les documents de ressources humaines créés vont être partagés beaucoup plus facilement. Ils pourront par exemple être adressés à une catégorie bien définie de salariés, plutôt qu’à tous les employés de l’entreprise.
L’accessibilité des services de ressources humaines
Faire le choix de MyPeopleDoc, c’est aussi bénéficier de l’accessibilité des services des ressources humaines. Dans les faits, MyPeopleDoc permettra d’effectuer des enquêtes en interne pour recueillir les avis des employés. Pour ce faire, les responsables RH n’auront pas besoin de parcourir des bureaux pour envoyer des dizaines de mails ou pour distribuer les questionnaires.
Avec cet outil de gestion des ressources humaines, la collecte des réponses des salariés se fera aussi rapidement que l’enquête a été lancée. C’est grâce à l’analyse de ces données que les responsables RH vont pouvoir prendre connaissance des besoins, des plaintes ou des suggestions des employés. De même, ces éléments pourront être classés en fonction des besoins pour une meilleure organisation.
– Une gestion optimale des documents
Avec MyPeopleDoc, la gestion de tous les documents de la gestion des ressources humaines se trouvera optimisée. Cette optimisation est d’abord due à la garantie des données stockées qu’assure la plateforme. En réalité, cette dernière permet la sauvegarde de documents tels que les fiches de paie et les autres dossiers des employés. Il fait donc office de coffre-fort et assure la confidentialité des données de l’entreprise. Enfin, MyPeopleDoc va optimiser la gestion des documents de ressources humaines en apportant simplement assistance aux responsables RH.
– Une gestion écologique des données
L’autre avantage que vous procure l’utilisation de MyPeopleDoc est son caractère écologique. Cet atout vient du fait que l’outil ne nécessite pas l’utilisation de papiers pour assurer la gestion des salariés d’une société. De ce fait, l’impact environnemental lié à la déforestation que requiert la fabrication du papier se retrouve donc réduit. Ainsi, recourir à MyPeopleDoc pour la gestion de vos ressources humaines, c’est marquer votre engagement pour une gestion responsable des données des employés de votre entreprise.
Les autres avantages de MyPeopleDoc
Hormis ceux présentés plus haut, MyPeopleDoc revêt plusieurs autres avantages. Ainsi, cette plateforme permet d’intégrer à votre entreprise un outil qui est à la pointe de la technologie et dont le rôle est de faciliter la gestion des ressources humaines de l’entreprise.
De plus, la plateforme MyPeopleDoc intègre dans ses fonctions une rubrique actu. Lorsque vous l’adoptez pour gérer les documents et les données de vos employés, vous avez alors l’assurance de rester informé de l’actualité économique en permanence. De ce fait, vous pouvez rapidement vous adapter aux différentes évolutions de votre secteur d’activité. Il vous sera ainsi plus pratique pour gérer vos investissements et surtout vos ressources humaines.
Faire le choix de MyPeopleDoc vous donne également la possibilité d’optimiser la qualité des services de l’entreprise. Cette optimisation va contribuer à améliorer les conditions de travail des employés. Vous allez par la même occasion augmenter leur productivité, et donc le chiffre d’affaires de l’entreprise.
Pour finir, sachez que la plateforme de gestion des ressources humaines MyPeopleDoc vous épargne des besoins en local pour le stockage de vos archives et de vos autres données. En effet, contrairement à une gestion classique qui nécessite un important espace physique pour le stockage des données, la gestion à travers MyPeopleDoc se fait en ligne et est complètement dématérialisée. Cela réduit considérablement les contraintes liées à la logistique des données.
Que retenir au final ?
En somme, vous devez retenir que MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique qui a été créé par des développeurs de l’école de commerce HEC Paris en 2007. Cette plateforme promeut aujourd’hui une automatisation de la gestion des ressources humaines, un gain en efficacité, un gain de temps et aussi une réduction des coûts de fonctionnement entre autres.
Pour relever ce pari, la plateforme MyPeopleDoc mise sur des outils sophistiqués, notamment Advanced analytics, Employee File Management, HR Process automation et Case management. Ces instruments sont aussi bien destinés aux responsables des ressources humaines qu’aux employés. Ils ont tous un objectif commun, celui de faciliter la gestion des ressources humaines avec fluidité.
Lorsque vous faites le choix de MyPeopleDoc pour gérer vos ressources humaines, vous bénéficiez de nombreux avantages tels qu’un suivi permanent des performances et une évolution de vos salariés. Son utilisation vous fait aussi profiter d’une gestion simplifiée et optimale des données ou dossiers de vos collaborateurs, ainsi qu’une gestion écologique et responsable des archives de votre entreprise.
Il vous revient désormais de recourir à la plateforme MyPeopleDoc pour profiter de tous les avantages qu’elle offre. Toutefois, vous devez au préalable bien comprendre le fonctionnement de ce coffre-fort numérique. Ce n’est qu’à partir de cet instant que vous pourrez pleinement tirer profit de ses multiples atouts.
